Manual de uso

Guia do AdvScan

O AdvScan organiza, nomeia e classifica os documentos de cada cliente seguindo o manual de nomenclatura do escritório, com ajuda da IA (Gemini) para acelerar o trabalho. Este guia mostra como usar cada função — do primeiro passo até salvar o arquivo pronto no Dropbox — e explica a lógica por trás da nomenclatura oficial do escritório.

01Primeiros passos

Criando um cliente

Clique em + Novo Cliente, no topo da tela.
Digite o nome completo do cliente e clique em Criar.
Uma janela pergunta se você quer conectar a pasta do Dropbox deste cliente agora. Pode escolher na hora ou clicar em Fechar e fazer depois (veja a seção Salvar na pasta).

Para trocar de cliente depois, use o menu suspenso no topo da tela. Se houver algo classificado e ainda não salvo no Dropbox, o AdvScan avisa antes de trocar — assim nada fica esquecido.

📥

Cliente reservado "Não Classificados"Esse item fica sempre fixado no topo do menu de clientes — é a fila de triagem de arquivos importados sem cliente identificado (veja a seção Pasta de Entrada). Não é um cliente de verdade, só um espaço de espera.

02Adicionando documentos

Arrastar e soltar, ou selecionar arquivo

Arraste a foto ou o PDF direto para a área pontilhada + Adicionar Arquivos, ou clique nela para escolher pelo Windows.
Aceita imagem (foto) e PDF. Pode selecionar vários arquivos de uma vez.
Um PDF de várias páginas entra inteiro, como um documento só — se precisar separar em partes, use Dividir PDF.

Link do ChatGuru (colar manualmente)

Cole o link do arquivo (Amazon S3) no campo Colar link do ChatGuru (Amazon S3)...
Clique em Importar.

⚠️

Pode falharLinks do ChatGuru expiram rápido e às vezes bloqueiam esse tipo de importação. Se der erro, use o Atalho do navegador abaixo — ele funciona de forma mais confiável.

Atalho do navegador (recomendado para arquivos do ChatGuru)

Configuração única:

Clique em Atalho no topo do AdvScan.
Arraste o botão azul 📥 Enviar p/ AdvScan para a barra de favoritos do navegador (se a barra estiver escondida, Ctrl+Shift+B mostra ela).

Uso do dia a dia:

No ChatGuru, clique no arquivo do cliente — abre uma aba nova com a foto ou PDF.
Nessa aba, clique no favorito que você salvou.
A aba vira o AdvScan e pergunta para qual cliente esse arquivo vai — confirme o cliente certo antes de continuar (isso evita o arquivo cair na pasta errada).
Volte pro ChatGuru e repita para o próximo arquivo — cada um se junta aos anteriores.

Baixou o documento direto de um site como o Meu INSS ou o Cadastro Único, em vez do ChatGuru? Veja a próxima seção — Pasta de Entrada — para importar em lote sem anexar um por um.

Filtrar e ordenar a lista de páginas

Campo Filtrar lista de documentos..., acima da lista à esquerda — busca por texto entre as páginas do cliente ativo.
Botão 🔀 Ordenar lista — escolha entre Data, Tipo, Status ou Manual.
No modo Manual, arraste as páginas para reordenar do jeito que quiser, ou selecione uma página e use Alt+↑ / Alt+↓.

Selecionar várias páginas e aplicar ações em massa

Marque a caixinha de mais de uma página na lista para abrir a barra de ações em massa, no rodapé:

Definir tipo — classifica todas as páginas marcadas com o mesmo tipo de documento de uma vez.
Girar — gira todas as páginas marcadas na mesma direção.
Marcar NÃO USAR — marca todas de uma vez como inválidas.
Excluir — apaga as páginas marcadas (é possível desfazer logo em seguida pelo aviso que aparece).

Limpar seleção, na própria barra, desmarca tudo de uma vez.

03Pasta de Entrada (downloads do INSS, Cadastro Único etc.)

Quando o documento vem de um site (Meu INSS, Cadastro Único, páginas impressas em PDF etc.) em vez do ChatGuru, ele cai normalmente na pasta de Downloads do computador. A Pasta de Entrada evita ter que procurar esse arquivo depois e anexar manualmente: a equipe salva tudo numa pasta fixa, e o AdvScan importa em lote quando for conveniente.

Configuração única

Crie uma subpasta fixa e exclusiva para isso — por exemplo, Downloads\INSS.
No AdvScan, clique em 📥 Entrada, no topo, e depois em Escolher pasta. Selecione a pasta que você criou.
O AdvScan cria automaticamente, dentro dela, a subpasta Importados — não precisa criar essa parte manualmente.

💡

Dica opcionalNas configurações de Downloads do Chrome/Edge, você pode definir essa mesma pasta como destino padrão de download e desligar "perguntar onde salvar cada arquivo" — assim o download de sites do INSS já cai direto no lugar certo, sem diálogo extra.

Uso do dia a dia

Baixe o documento do site normalmente e salve na pasta de entrada.
No AdvScan, clique em 📥 Entrada → 📥 Importar Agora.
Uma lista mostra todos os arquivos pendentes. Para cada um, confira o cliente sugerido (o AdvScan tenta adivinhar pelo nome do arquivo) — corrija se necessário.
Clique em Importar Selecionados.

Cada arquivo importado vira um documento normal no cliente escolhido — como se tivesse sido anexado manualmente — e é movido para a subpasta Importados na pasta de origem. Assim a lista de pendentes nunca acumula e nada é importado duas vezes.

Arquivo sem cliente identificado

Se o nome do arquivo não bateu com nenhum cliente cadastrado, ele vai para o cliente reservado 📥 Não Classificados (sempre fixado no topo do menu de clientes, com um contador ao lado mostrando quantos estão pendentes). Para corrigir depois:

Selecione 📥 Não Classificados no menu de clientes.
Abra o documento e use Mover para outro cliente, igual explicado na seção Mover documento para outro cliente.

⚠️

Só no Chrome e no EdgeAssim como a pasta do cliente no Dropbox, a Pasta de Entrada usa um recurso que só existe nesses navegadores.

04Classificando com IA

Clique na página que quer classificar, na lista da esquerda.
Clique em ✨ Preencher com IA (Gemini) — a IA identifica o tipo de documento e preenche os campos sozinha.
Confira o que a IA preencheu. Se precisar corrigir, edite o campo Tipo de Documento (a busca aceita sigla ou nome completo — digitar "PA" encontra "Processo Administrativo", por exemplo) e os campos abaixo dele.

Para classificar tudo de uma vez, use ✨ Preencher todos com IA, no rodapé da lista à esquerda — passa a IA em todas as páginas ainda sem tipo definido.

📄Página

→

✨IA analisa

→

📋Campos preenchidos

→

🏷️Nome gerado

Nome do arquivo

O campo Nome do Arquivo (conforme manual) é gerado automaticamente a partir do tipo e dos campos preenchidos, seguindo o manual de nomenclatura do escritório (veja a lógica completa na seção Manual de Nomenclatura). Use Copiar se precisar dele em outro lugar.

✨

Nome muito grandeSe a IA preencher um nome que passaria de 150 caracteres, ela mesma encurta com abreviações e avisa "Nome encurtado automaticamente". Se você digitar um nome grande manualmente, o AdvScan só avisa — a decisão de encurtar é sua.

Conferência de CPF em Comprovantes de Gastos (BPC)

Para documentos da categoria Comprovantes de Gastos, a IA também verifica se o CPF do cliente aparece no texto extraído da nota fiscal ou recibo. Se não encontrar, aparece o alerta ⚠️ com a mensagem "CPF do cliente não identificado no comprovante — confira manualmente", no mesmo formato dos outros alertas de qualidade (veja a seção Legenda de ícones).

Indicador de qualidade da imagem

Para fotos, o AdvScan calcula sozinho (sem IA) uma barra de qualidade — Boa, Regular ou Baixa — com base na nitidez e na resolução da imagem. Quando fica Baixa, aparece o aviso "Documento pode ser recusado pelo INSS — considere reescanear" com o botão Reescanear/Substituir, que troca o arquivo da página sem perder a classificação já feita.

05Girar, recortar, dividir, comprimir

Fotos

⟲ Girar / ⟳ Girar — corrige foto de lado.
Recortar — arraste os cantos para enquadrar; ✨ Sugerir Recorte (IA) enquadra sozinho.

PDF nativo (não fotografado)

⟲ Girar / Recortar — funciona igual à foto, mas sem perder qualidade (o PDF continua com texto selecionável).
✂️ Dividir PDF e 🗜️ Comprimir PDF — só existem para PDF, veja abaixo.

Dividir PDF

Use quando o cliente manda vários documentos diferentes dentro de um único PDF. Clique em ✂️ Dividir PDF e escolha o modo:

Intervalo → Personalizado: crie quantos intervalos precisar (ex.: páginas 1–4, 5–9, 10–15), cada um vira um arquivo.
Intervalo → Fixo: divide automaticamente a cada N páginas.
Páginas → Extrair todas: cada página vira um arquivo independente.
Páginas → Selecionar páginas: escolha páginas específicas (nas miniaturas) e decida se elas viram um arquivo só ou vários — marque Mesclar as páginas selecionadas em um único arquivo PDF se quiser juntar.

📚PDF com várias páginas

→

✂️Escolher onde dividir

→

📄Arquivo 1

📄Arquivo 2

Comprimir PDF

Clique em 🗜️ Comprimir PDF, escolha o nível (Alta qualidade, Média ou Máxima compressão) e clique em Comprimir para ver o tamanho antes/depois, depois Aplicar.

⚠️

Perde o texto selecionávelComprimir transforma as páginas em imagem — o PDF fica menor, mas o texto original deixa de ser selecionável (a busca continua funcionando pelo texto que a IA já extraiu).

Corrigir perspectiva (foto tirada de ângulo)

Dentro de Recortar, use o alternador Retângulo / Perspectiva. No modo Perspectiva, arraste os 4 cantos livremente para acompanhar as bordas reais do documento (útil quando a foto foi tirada de lado, não de cima) — ou clique em ✨ Ajustar automaticamente para a IA posicionar os cantos sozinha.

⚠️

Ação destrutivaAntes de aplicar, o AdvScan mostra uma tela de conferência com o antes e o depois lado a lado. Confira com atenção — depois de clicar em "Aplicar correção" não tem como recuperar a versão original.

📷Foto de ângulo

→

✋Ajustar cantos

→

👀Conferir antes/depois

→

✅Corrigida

Zoom da página

No palco central, use + / − para aumentar ou diminuir o zoom, ou Ajustar à tela (tecla 0) para caber a página inteira. Duplo clique no indicador de porcentagem alterna rapidamente entre 100% e ajustar à tela.

Desfazer e refazer edições

Girar, recortar (retângulo ou perspectiva), comprimir e reclassificar campos podem ser desfeitos com Ctrl+Z e refeitos com Ctrl+Y (ou Ctrl+Shift+Z), ou pelos botões ↶ / ↷ no topo do palco. O histórico é por documento, guarda as últimas 20 ações e existe só durante a sessão — ele não é salvo, então some se a página for recarregada.

06Agrupar várias páginas em 1 documento

Use quando o cliente fotografa um documento de várias páginas em fotos separadas (ex.: um laudo de 3 páginas em 3 fotos).

Marque a caixinha de cada página que faz parte do mesmo documento.
Clique em Agrupar Selecionados.
O grupo aparece destacado em roxo na lista. Classifique o grupo (não cada página) — o nome e o tipo valem para o documento inteiro.

Desagrupar desfaz o grupo e devolve as páginas para a lista normal.

Sugerir Agrupamentos (Comprovantes de Gastos)

O manual de Comprovantes de Gastos do BPC exige um único arquivo por tipo de despesa e mês (ex.: todas as notas de "Fraldas" de novembro viram um PDF só). Em vez de procurar manualmente quais comprovantes se repetem, clique em 🔗 Sugerir Agrupamentos:

O AdvScan varre os comprovantes de gastos ainda soltos e detecta os que têm o mesmo tipo e mês.
Uma janela mostra cada grupo sugerido, com a quantidade de arquivos — desmarque o que não quiser agrupar.
Clique em Criar Grupos Selecionados. Os grupos já nascem com o tipo e o mês preenchidos.

Nada é agrupado sem essa confirmação — a sugestão só acelera encontrar quais páginas se repetem.

07Documentos com assinatura eletrônica/digital

O AdvScan detecta sozinho assinaturas de Certificado Digital, gov.br, ICP-Brasil, ZapSign e outras — tanto em PDF quanto em foto de documento assinado. Quando detectado (ou marcado manualmente em Possui assinatura digital/eletrônica), aparece um aviso vermelho bem visível.

🔒

O que mudaUm documento assinado só pode ser renomeado. Girar, recortar, dividir, comprimir e agrupar ficam bloqueados — isso protege a validade jurídica da assinatura. Se a detecção errou, desmarque a caixa Possui assinatura no painel à direita.

08Salvar na pasta do cliente (Dropbox)

Conectar a pasta (uma vez por cliente)

Clique em 📁 Pasta, no topo.
Clique em Escolher pasta e navegue até a subpasta AdvScan dentro da pasta oficial do cliente no Dropbox.

Só funciona no Chrome e no Edge. Se o navegador não suportar, o AdvScan avisa e os arquivos continuam sendo baixados normalmente.

Salvando os documentos

Depois de classificar (e revisar!) um documento, use um dos três botões:

☁️ Salvar na Pasta — salva só o documento aberto na tela.
☁️ Salvar Selecionados — salva as páginas marcadas com caixinha.
☁️ Salvar Tudo na Pasta — salva de uma vez tudo que já estiver classificado.

🖐️

Nada é automáticoO AdvScan nunca salva sozinho — só quando alguém clica em um desses botões. Isso garante que sempre haja uma conferência humana antes do arquivo ir para a pasta compartilhada.

Depois de salvo, é só ir até a pasta AdvScan no Dropbox e arrastar cada arquivo para a subpasta certa dentro da pasta oficial do cliente (Documentos do INSS, Comprovantes de Renda e Despesas, etc.).

Se a pasta parar de responder

De vez em quando o navegador pode "esquecer" a permissão de acesso. Abra 📁 Pasta e clique em Reconectar pasta — não precisa escolher a pasta de novo do zero.

Já existe um arquivo com esse nome na pasta

Se o nome gerado já existir na pasta do cliente, o AdvScan pergunta o que fazer antes de gravar: Renomear (sufixo -2) salva como um arquivo novo, Substituir sobrescreve o existente, ou Cancelar não salva nada.

📄Documento pronto

→

☁️Salvar na Pasta

→

⚠️Nome já existe

→

✅Salvo como "-2"

Aviso de possível duplicado

Antes mesmo de salvar, se outra página do mesmo cliente já geraria o mesmo nome de arquivo, aparece um aviso no palco central — "Possível duplicado" — com atalho para Marcar NÃO USAR caso um dos dois seja mesmo repetido.

09Mover documento para outro cliente

Aconteceu de um arquivo cair no cliente errado (por exemplo, um engano ao confirmar o cliente no Atalho, ou um arquivo que ficou em 📥 Não Classificados)? Dá para corrigir sem reimportar nada:

Abra o documento (ou grupo) errado.
No painel à direita, em Mover para outro cliente, escolha o cliente certo.
Clique em Mover Página (ou Mover Grupo).

10Exportar (PDF único ou ZIP)

Clique em Exportar, no rodapé da lista à esquerda, e escolha:

PDF Único

Todas as páginas combinadas em um único arquivo. Documentos com assinatura ou já em PDF nativo ficam de fora (para preservar o formato original, exporte esses em ZIP).

ZIP (Organizado)

Um PDF por documento/grupo, já separado em subpastas automáticas (NÃO USAR, Comprovantes de Renda e Despesas).

Opções antes de exportar: incluir páginas marcadas como NÃO USAR, e gerar PDF pesquisável (usa o texto que a IA já extraiu).

11Gerar Nome, Histórico e Configurações

Gerar Nome

Botão Gerar Nome, no topo. Gera o nome padronizado do manual sem precisar anexar nenhum arquivo — útil para digitar direto olhando um laudo ou processo na tela.

Histórico

Botão Histórico — mostra tudo que foi feito no AdvScan (documentos adicionados, classificados, salvos, importados da Pasta de Entrada etc.), com data e hora.

Configurações

Botão Configurações — onde fica a chave da API do Gemini (usada para a IA funcionar), o alternador de Densidade da lista (Confortável / Compacta, para caber mais páginas na tela) e a opção de limpar todos os dados salvos neste navegador.

Pendências de erro

Botão Pendências de erro, no topo (com um contador quando há alguma) — reúne falhas de "Preencher com IA" e de "Salvar na Pasta" (ex.: sem internet, ou permissão da pasta perdida) num só lugar. Clique em Tentar de novo em cada item, ou Tentar todos para repetir tudo de uma vez.

Tema claro/escuro

Botão de sol/lua no topo alterna entre tema claro e escuro. A escolha fica salva neste navegador.

12Legenda de ícones

	Ícone	Significado
☁️	Não salvo	Documento classificado, mas ainda não salvo na pasta do cliente.
✅	Salvo	Já está salvo na pasta e não foi editado desde então.
🔄	Desatualizado	Foi editado depois de salvo — clique em "Salvar na Pasta" de novo.
🔒	Assinado	Documento com assinatura eletrônica/digital detectada — edição bloqueada.
⚠️	Qualidade	A IA encontrou algum problema: legibilidade, possível rasura, data ou assinatura não identificada, ou (em Comprovantes de Gastos) CPF não identificado no comprovante.
🚫	NÃO USAR	Marcado como inválido — vai para a subpasta "NÃO USAR" na exportação em ZIP.
📁 / 📂	Grupo	Várias páginas agrupadas como um documento só (📂 = grupo selecionado no momento).
📥	Não Classificados	Cliente reservado para arquivos importados da Pasta de Entrada sem cliente identificado — o número ao lado mostra quantos estão pendentes.

13Manual de Nomenclatura do Escritório

O AdvScan já gera o nome do arquivo automaticamente — mas entender a lógica por trás ajuda a conferir o resultado e corrigir quando necessário. Esta seção resume, de forma visual, o "Manual de Nomenclatura de Documentos" oficial do escritório.

A regra de ouro

Todo arquivo salvo na pasta do cliente começa com a data no formato AAAA-MM-DD (ano com 4 dígitos, mês e dia com 2). O Windows entende essa sequência numérica e ordena os arquivos automaticamente em ordem cronológica — sem precisar numerar manualmente (1, 2, 3...) e mesmo que um documento de data intermediária seja adicionado depois.

AAAA-MM-DD–Tipo do Documento–Detalhes (NB, resultado, nome...)

Quando aconteceu O que é o documento Detalhes que ajudam a identificar

Qual data usar?

📅 Data própria do documento

Laudos, atestados, exames (emissão) · PA (data da DER) · Laudos/avaliações do INSS (data da perícia/avaliação) · Decisão (data da decisão) · Petições (data do protocolo) · Comprovante de residência (vencimento) · Sentenças (publicação) · B.O. e CAT (emissão).

🖥️ Extraído de um sistema

CNIS, CAGED, RAIS, extratos, declarações, CTPS Digital, Cadastro Único — use a data em que o documento foi extraído/gerado, não a data de um evento antigo.

❓ Sem data clara

Use 0000-00-00. O arquivo vai para o topo da pasta como alerta visual, forçando a equipe a decidir como esse documento será usado e datado no processo.

Regras de segurança

🚫

Documento prejudicial ou inutilizávelRenomeie com o prefixo NÃO USAR - no início e mova para a subpasta NÃO USAR dentro da pasta do cliente. No AdvScan, isso é automático: marque a caixinha NÃO USAR no documento e a exportação em ZIP já cuida do prefixo e da subpasta.

🔒

Assinatura digital ou eletrônicaDocumentos assinados (Certificado Digital, gov.br, ZapSign/Previdas) nunca devem ser comprimidos, divididos ou mesclados com outros — isso invalida juridicamente a assinatura. O AdvScan já bloqueia essas ações sozinho quando detecta a assinatura.

Por categoria de documento

Clique em cada categoria para ver a fórmula exata e exemplos reais.

Médicos particulares Relatórios complementares PA Laudo Pericial (Incapacidade) Laudo Pericial (BPC) Avaliação Social (BPC) Decisão/Comunicação Extratos e consultas Comprovantes de Gastos Comprovantes de Renda Documentos Pessoais Petições

Documentos Médicos Particulares

Laudo Médico, Atestado Médico, Receituário, Laudo RM/TC/RX/USG.

AAAA-MM-DD - Documento - Especialidade do Médico - Nome do Médico

2025-03-17 - Laudo Médico - Ortopedista - Dr. Joao Silva
2023-06-12 - Atestado Médico - Psiquiatra - Dra. Ana Costa
2025-01-11 - Laudo RM Coluna Lombar - Radiologista - Dr. Carlos Lima

Relatórios Complementares

Relatório Psicológico, Fonoaudiológico, Fisioterapêutico, Terapia Ocupacional, Pedagógico.

AAAA-MM-DD - Tipo de Relatório - Nome do Profissional

2024-11-20 - Relatório Psicológico - Maria das Graças
2025-02-18 - Relatório Fisioterapêutico - Cintia Oliveira

Processo Administrativo (PA)

Data a usar: Data de Entrada do Requerimento (DER). Motivos: Pericia Contraria, Falta Qualidade Segurado, Falta Carência, Renda Superior 1-4, Não Constatou Deficiência.

AAAA-MM-DD da DER - PA - NB - Resultado - Motivo

2024-03-25 - PA - NB 123.456.789-0 - Indeferido - Pericia Contraria
2025-02-20 - PA - NB 987.654.321-0 - Deferido

Laudo Médico Pericial (Incapacidade)

Data a usar: data da realização da perícia. Resultado: Com Incapacidade / Sem Incapacidade.

AAAA-MM-DD da Perícia - Laudo Pericial - NB - Resultado

2024-04-18 - Laudo Pericial - NB 123.456.789-0 - Sem Incapacidade

Laudo Médico Pericial (BPC)

Resultado em duas partes: Impedimento (Com/Sem) e Deficiência (Com/Sem) — a ausência de qualquer um dos dois leva ao indeferimento do critério médico.

AAAA-MM-DD - Laudo Pericial - NB - Resultado Impedimento - Resultado Deficiência

2024-05-15 - Laudo Pericial - NB 700.123.456-0 - Com Impedimento - Sem Deficiência

Avaliação Social (BPC)

Fatores Ambientais (Barreira: Completa / Grave / Moderada / Leve / Nenhuma) e Atividades e Participação (Dificuldade: Completa / Grave / Moderada / Leve / Nenhuma) — ver Portaria MDS/INSS nº 2/2015.

AAAA-MM-DD - Avaliação Social - NB - Fatores Ambientais - Atividades e Participação

2024-05-20 - Avaliação Social - NB 700.123.456-0 - Barreira Grave - Dificuldade Leve

Decisão ou Comunicação do INSS

Resultado: Indeferido, Deferido ou Cessado. Motivos extras se Cessado: Recuperação da Capacidade, Retorno ao Trabalho.

AAAA-MM-DD da Decisão - Decisão - NB - Resultado - Motivo

2024-04-20 - Decisão - NB 123.456.789-0 - Indeferido - Pericia Contraria

Extratos e Documentos de Consulta

Data a usar: quando o documento foi extraído/gerado. Muda conforme o benefício envolve só o requerente ou toda a família (BPC).

AAAA-MM-DD - Documento [- Nome - Requerente/Vínculo]

2025-07-06 - CNIS (benefício individual)
2025-07-06 - CNIS - Maria da Silva - Requerente (BPC)
2025-07-06 - CNIS Completo - Jose da Silva - Esposo (BPC)

Comprovantes de Gastos

Salvos na subpasta Comprovantes de Renda e Despesas da pasta do cliente. Use a data do recibo/nota fiscal/pagamento.

AAAA-MM-DD - Tipo de Gasto - Observação Breve

2025-06-15 - Medicamentos - Farmácia
2025-06-25 - Fraldas - NF 123

Comprovantes de Renda

Salvos na subpasta Comprovantes de Renda e Despesas. Use a data de competência (mês/ano a que o rendimento se refere), sempre com o dia fixo em "01".

AAAA-MM-01 da Competência - Tipo do Documento - Nome - Requerente/Vínculo

2025-06-01 - Contracheque - Maria da Silva - Requerente

Documentos Pessoais

Não usam data — servem para qualificar as partes, não para a linha do tempo do caso.

Tipo do Documento [- Nome - Requerente/Vínculo]

RG e CPF (benefício individual)
RG e CPF - Brenda Albuquerque - Requerente (BPC)

Petições Administrativas e Judiciais

Data a usar: data do protocolo.

AAAA-MM-DD do Protocolo - Nome da Petição

2023-12-03 - Petição Inicial
2024-06-15 - Recurso Ordinário

🤖

O AdvScan já aplica essas regrasAo classificar um documento, o campo "Nome do Arquivo (conforme manual)" já é montado seguindo a fórmula certa para cada categoria — esta seção existe para ajudar a conferir o resultado e entender por que o nome ficou daquele jeito.

14Dúvidas frequentes

A IA errou a classificação. E agora?

Corrija manualmente o campo "Tipo de Documento" e os campos abaixo dele — a IA é um ponto de partida, não a palavra final. Sempre confira antes de salvar na pasta.

Posso usar o AdvScan no celular?

Dá para visualizar, mas os recursos de pasta do Dropbox e da Pasta de Entrada (salvar/importar direto, escolher pasta) só funcionam no Chrome ou Edge no computador.

O Atalho não está funcionando.

Confirme que o AdvScan está aberto numa aba antes de clicar no favorito. Se o atalho foi salvo há muito tempo, refaça o passo de "Atalho" para pegar o link atualizado.

Um documento sumiu da lista do cliente.

Confira se ele não foi movido para outro cliente por engano (seção "Mover para outro cliente"), se não caiu em "📥 Não Classificados" por uma importação da Pasta de Entrada, ou se o cliente certo está selecionado no topo da tela.

Preciso reautorizar a pasta do Dropbox (ou a Pasta de Entrada) toda hora?

Não deveria — o navegador lembra a permissão. Se acontecer, "📁 Pasta" (ou "📥 Entrada") → "Reconectar pasta" resolve em um clique, sem precisar escolher a pasta de novo.

Um arquivo da Pasta de Entrada foi importado para o cliente errado.

Sem problema — use "Mover para outro cliente" (seção 09) para corrigir. O arquivo original já foi movido para a subpasta "Importados", então não precisa reimportar, só mover dentro do AdvScan.

15Lista Consolidada — Funções e Recursos do AdvScan

Referência rápida com todas as funções do sistema, agrupadas por área.

📥 Entrada de Documentos

Item	O que faz
Adicionar Arquivos	Botão para selecionar imagem ou PDF do computador.
Arrastar e Soltar	Solta o arquivo direto na tela do AdvScan, sem precisar abrir o seletor do Windows.
Importar Link do ChatGuru	Cola o link (Amazon S3) do ChatGuru e o AdvScan baixa e anexa automaticamente.
Atalho (bookmarklet)	Clique no atalho salvo no navegador enquanto está no ChatGuru — o arquivo vai direto para o AdvScan aberto, sem precisar baixar manualmente.
Pasta de Entrada	Pasta fixa (ex.: Downloads\INSS) para downloads do Meu INSS, Cadastro Único etc. — importa em lote, sugere o cliente pelo nome do arquivo e nunca reimporta o que já foi processado.
Cliente "📥 Não Classificados"	Fila de espera para arquivos importados sem cliente identificado — sempre fixado no topo do menu de clientes, com contador de pendências.

👤 Organização por Cliente

Item	O que faz
Seletor de Cliente Ativo	Menu no topo para trocar entre os clientes cadastrados.
+ Novo Cliente	Cria um novo cliente/processo.
Aviso ao Trocar de Cliente	Alerta se há documento classificado mas ainda não salvo na pasta antes de trocar de cliente.
Mover Página/Grupo para Outro Cliente	Corrige um arquivo que caiu no cliente errado (ex.: importado por engano).

🏷️ Classificação e Inteligência Artificial

Item	O que faz
Tipo de Documento	Campo com sugestão/validação conforme a taxonomia de documentos do escritório.
Campos Dinâmicos	Formulário muda automaticamente conforme o tipo escolhido (datas, número de benefício, motivo de indeferimento, fatores sociais do BPC etc.).
Preencher com IA (individual)	A IA (Google Gemini) lê o documento, identifica o tipo, extrai texto e preenche os campos sozinha.
Preencher Todos com IA	Roda a IA em lote, em todos os documentos pendentes do cliente ativo de uma vez.
Detecção de Assinatura Eletrônica	Identifica automaticamente (PDF nativo) ou por marcação manual se o documento tem assinatura digital/eletrônica válida.

⚠️ Qualidade e Conferência

Item	O que faz
Alerta de Legibilidade	Sinaliza se a IA considerou o documento difícil de ler.
Alerta de Rasura	Sinaliza possível rasura ou alteração identificada pela IA.
Alerta de Assinatura Não Visível	Sinaliza quando a IA não conseguiu identificar assinatura no documento.
Alerta de Data Não Visível	Sinaliza quando a IA não conseguiu identificar a data no documento.
Conferência Automática de CPF	Para Comprovantes de Gastos (BPC), avisa quando nenhum CPF foi identificado no texto extraído do comprovante.
Indicador de Qualidade da Imagem	Barra Boa/Regular/Baixa calculada pela nitidez e resolução da foto (sem IA), com aviso de possível recusa pelo INSS quando a qualidade é baixa.
Reescanear/Substituir Página	Troca o arquivo de uma página já adicionada (ex.: após foto de baixa qualidade) sem perder a classificação feita até ali.
Aviso de Possível Duplicado	Sinaliza quando outra página do mesmo cliente já geraria o mesmo nome de arquivo, com atalho para marcar como NÃO USAR.
Pendências de Erro	Reúne falhas de IA e de salvamento na pasta em uma lista única, com opção de tentar novamente uma a uma ou todas de uma vez.

🔗 Agrupamento

Item	O que faz
Agrupar Selecionados	Junta várias páginas/fotos marcadas em um único documento lógico (um PDF mesclado na exportação).
Sugerir Agrupamentos	Detecta automaticamente comprovantes de gastos do mesmo tipo e mês ainda soltos e sugere agrupá-los (sempre com confirmação).
Desagrupar	Desfaz um grupo, devolvendo as páginas para exportação individual.
Bloqueio de Mesclagem de Documentos Assinados	Impede agrupar/mesclar arquivos em PDF nativo ou com assinatura detectada, para não invalidar a assinatura.

✏️ Nomenclatura e Edição

Item	O que faz
Geração Automática do Nome do Arquivo	Monta o nome do arquivo seguindo as regras do Manual de Nomenclatura do escritório, por categoria de documento.
Encurtamento Automático de Nomes	Abrevia automaticamente valores preenchidos pela IA quando o nome do arquivo fica longo demais.
Aviso de Nome Muito Longo	Alerta visual quando o nome do arquivo passa do tamanho recomendado.
Marcar como "NÃO USAR"	Prefixa o nome do arquivo como inválido e o isola em subpasta própria na exportação.
Recortar Imagem	Ferramenta de corte/enquadramento da página escaneada.
Girar Imagem	Rotaciona a página em qualquer direção.
Converter PDF em Imagens	Divide um PDF de várias páginas em páginas individuais editáveis.
Gerar Nome (ferramenta avulsa)	Gera um nome de arquivo conforme o manual sem precisar anexar nenhum documento — útil para conferência rápida.
Recorte por Perspectiva (IA)	Corrige fotos tiradas de ângulo arrastando os 4 cantos livremente (ou com sugestão automática da IA), com tela de conferência antes/depois antes de aplicar.
Zoom da Página	Aumenta, diminui ou ajusta a página à tela no palco central.
Desfazer/Refazer Edições	Ctrl+Z desfaz e Ctrl+Y refaz girar, recortar, comprimir e reclassificar campos — até 20 ações por documento, válido durante a sessão.

💾 Exportação e Salvamento

Item	O que faz
Exportar PDF Único	Junta todas as páginas elegíveis em um único arquivo PDF.
Exportar ZIP Organizado	Gera um PDF por documento/grupo, já distribuído nas subpastas corretas (NÃO USAR, Comprovantes de Renda e Despesas).
Salvar na Pasta (individual)	Grava o documento direto na pasta do cliente sincronizada pelo Dropbox.
Salvar Selecionados na Pasta	Salva em lote apenas os documentos marcados.
Salvar Tudo na Pasta	Salva em lote todos os documentos já classificados do cliente.
Ícones de Status de Sincronização	☁️ ainda não salvo / ✅ salvo / 🔄 editado após o último salvamento.
Pasta de Destino no Dropbox	Conecta, troca, reconecta ou remove a pasta de destino de cada cliente.
Resolução de Nome Duplicado ao Salvar	Se o nome gerado já existir na pasta, pergunta se deve renomear com sufixo, substituir ou cancelar o salvamento.
Aviso de Nomes Muito Longos (em lote)	Ao salvar vários documentos de uma vez, lista os nomes que passam do tamanho recomendado.

🛠️ Ferramentas Gerais

Item	O que faz
Filtro de Documentos	Busca/filtra a lista de páginas por texto digitado.
Ordenar Lista	Ordena as páginas por Data, Tipo, Status ou Manual (arrastar/Alt+seta para reordenar do jeito que quiser).
Seleção Múltipla e Ações em Massa	Marca várias páginas de uma vez para definir tipo, girar, marcar NÃO USAR ou excluir em lote.
Densidade da Lista	Alterna entre Confortável e Compacta, para caber mais páginas na tela.
Tema Claro/Escuro	Alterna a aparência do AdvScan; a escolha fica salva no navegador.
Histórico	Registro de todas as ações realizadas no sistema.
Configurações	Onde se cadastra a chave da API do Google Gemini (IA).
Manual	Abre este manual completo de uso do sistema em uma nova aba.

16Indicadores de Pendência do CNIS

No extrato de Contribuições do CNIS, a coluna Indicadores mostra códigos como IREC-LC123, IREC-INDPEND ou PREC-FBR — sinalizando pendências específicas (remuneração, vínculo, recolhimento) daquela competência.

Exemplo ilustrativo — onde aparece no CNIS

Competência	Data Pgto.	Contribuição	Salário Contribuição	Indicadores
01/2023	07/02/2023	143,22	1.302,00	IREC-LC123
02/2023	09/03/2023	65,10	1.302,00	PREC-FBR, IREC-LC123

⚠️

Não são siglas simples — não estão no GlossárioDiferente de NB ou DER, um indicador de pendência do CNIS exige análise de caso: o que significa, o que impacta no benefício, o que fazer agora, diferença entre via administrativa e judicial, checklist de documentos. O escritório usa o Tramitação Inteligente como fonte oficial e sempre atualizada para essa análise — não tente adivinhar o procedimento pelo nome do indicador.

Consultar indicador no Tramitação Inteligente

17Glossário de Siglas

Siglas e termos técnicos do dia a dia previdenciário/assistencial (BPC e INSS) e dos documentos e exames médicos que aparecem nos tipos de documento do AdvScan — para quem está começando no escritório agora.

Nenhuma sigla encontrada.

Termos Previdenciários e Assistenciais (BPC/INSS)

Sigla/Termo	Significado	Descrição e Aplicação Prática
BPC	Benefício de Prestação Continuada	Garantia constitucional de um salário mínimo mensal pago à pessoa com deficiência e à pessoa idosa (65 anos ou mais) que comprovem não possuir meios de prover a própria manutenção.
INSS	Instituto Nacional do Seguro Social	Autarquia federal responsável pela análise, concessão, manutenção, revisão, suspensão ou cessação do BPC e dos benefícios previdenciários.
LOAS	Lei Orgânica da Assistência Social	Lei nº 8.742/1993, que organiza a Assistência Social no Brasil e disciplina as bases de concessão do BPC.
SUAS	Sistema Único de Assistência Social	Modelo de gestão descentralizada e participativa da assistência social que integra a proteção social básica e de média/alta complexidade.
PNAS	Política Nacional de Assistência Social	Diretrizes de proteção e universalização dos direitos sociais das quais o BPC é parte constitutiva.
MDS	Ministério do Desenvolvimento Social	Órgão do Poder Executivo federal encarregado de regular, financiar e monitorar a assistência social e a prestação do BPC.
CadÚnico	Cadastro Único para Programas Sociais do Governo Federal	Registro socioeconômico de famílias de baixa renda. Inscrição e atualização cadastral (há no máximo 24 meses) são requisitos indispensáveis para o BPC.
CNIS	Cadastro Nacional de Informações Sociais	Banco de dados federal que centraliza vínculos trabalhistas, salários de contribuição e benefícios previdenciários de cada cidadão — prova de carência e tempo de serviço.
DER	Data de Entrada do Requerimento	Data formal em que o pedido de benefício foi protocolado junto ao INSS, usada como marco para o cálculo de parcelas atrasadas e organização da linha do tempo do caso.
NB	Número do Benefício	Identificador numérico de 10 dígitos (ex.: 700.123.456-0) atribuído pelo INSS a cada processo de requerimento ou benefício concedido.
PA	Processo Administrativo	Conjunto integral de documentos, laudos, despachos e petições que tramitam perante o INSS referente ao pedido de um benefício.
QS	Qualidade de Segurado	Condição jurídica do cidadão inscrito no INSS que contribui ou está no "período de graça". Dispensada para o BPC (assistencial), mas essencial para auxílios por incapacidade.
PCD	Pessoa com Deficiência	Pessoa com impedimentos de longo prazo de natureza física, mental, intelectual ou sensorial que podem obstruir sua participação plena na sociedade.
BF	Bolsa Família	Programa federal de transferência direta de renda para famílias vulneráveis. Seus valores são excluídos do cálculo da renda mensal bruta familiar do BPC.
CTC	Certidão de Tempo de Contribuição	Documento que atesta o tempo de contribuição previdenciária, usado para averbação recíproca entre o INSS e regimes próprios de servidores (RPPS).
PPP	Perfil Profissiográfico Previdenciário	Documento histórico-laboral preenchido pela empresa que descreve a exposição do trabalhador a agentes nocivos, usado para comprovar tempo especial.
CAT	Comunicação de Acidente de Trabalho	Documento que informa ao INSS a ocorrência de acidente de trabalho, de trajeto, ou o diagnóstico de doença ocupacional.
CAGED	Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	Sistema governamental que monitora contratações e demissões sob CLT, útil para auditar informações de renda e emprego formal.
RAIS	Relação Anual de Informações Sociais	Declaração anual em que empregadores informam ao governo dados dos trabalhadores contratados, usada para fins de auditoria de renda.
FGTS	Fundo de Garantia do Tempo de Serviço	Depósito mensal em conta vinculada ao trabalhador de carteira assinada; extratos auxiliam na verificação de vínculos e rendimentos.
MEI	Microempreendedor Individual	Trabalhador autônomo formalizado. O exercício de atividade como MEI pela PCD pode gerar suspensão especial do BPC durante a vigência da atividade remunerada.
GPS	Guia da Previdência Social	Documento de arrecadação usado para recolhimento de contribuições sociais de contribuintes individuais, facultativos ou empregados domésticos.
InfoBen	Sistema de Informações de Benefícios	Sistema do INSS para consulta de benefícios ativos ou históricos vinculados ao CPF do requerente e do seu núcleo familiar.
DIB	Data de Início do Benefício	Marco temporal que define o momento a partir do qual as prestações do benefício são devidas ao segurado — consta na Carta de Concessão.
DIP	Data de Início do Pagamento	Data de liberação financeira efetiva do pagamento do benefício na instituição bancária credenciada pelo INSS.
DCB	Data de Cessação do Benefício	Marco temporal que indica o término legal de um benefício, seja por recuperação da capacidade, implemento de limite temporal ou óbito.
DID	Data de Início da Doença	Marco em que se manifestaram os primeiros sinais ou sintomas da patologia, apurado em laudos/exames. Importante para análise de preexistência da doença em relação à filiação ao INSS — a lei não concede benefício por incapacidade para doença preexistente, salvo agravamento.
DII	Data de Início da Incapacidade	Data fixada pela perícia médica (federal ou judicial) indicando o momento em que a patologia passou a impedir o segurado de exercer suas atividades. Define se ele tinha qualidade de segurado e carência no momento em que a incapacidade surgiu.
Carência	Período de Carência	Número mínimo de contribuições mensais necessárias para ter direito a um benefício. Para incapacidade comum, são 12 contribuições (isenta em acidentes ou doenças graves previstas em lei). Quando ausente, o PA é indeferido sob o motivo "Falta Carência".
RMI	Renda Mensal Inicial	Valor bruto mensal do benefício calculado na data de início, resultante da aplicação de coeficientes legais sobre o salário de benefício — consta na Carta de Concessão.
Certidão de Dependentes	Certidão de Inexistência/Existência de Dependentes Previdenciários	Documento que comprova a listagem ou ausência de dependentes habilitados à pensão por morte de um segurado.
HisCre	Histórico de Créditos do Benefício	Extrato oficial que demonstra a instituição bancária pagadora, competências, descontos, depósitos e valores líquidos liberados mês a mês.
HisCon	Histórico de Consignações (Extrato de Empréstimo)	Extrato que lista empréstimos bancários ativos, descontos, margens de consignação, bancos credores e parcelas pendentes no benefício.
Extrato Ano Civil	Extrato de Rendimentos para IRPF	Documento consolidado de rendimentos pagos pelo INSS durante o ano-calendário, usado para declaração fiscal e comprovação de renda anual.
Carta de Concessão	Comunicado de Concessão de Benefício	Documento que oficializa a aprovação do pedido, informando o cálculo da RMI, a DIB e o local de saque.
Comunicação de Indeferimento	Notificação de Recusa de Requerimento	Documento formal do INSS notificando que o pedido de benefício foi negado, fundamentando os motivos da recusa.
Resultado de Perícia	Resultado de Exame Pericial	Informativo que detalha a conclusão do médico perito sobre a presença ou ausência de incapacidade ou de impedimentos de longo prazo.
Decisão Administrativa	Despacho Decisório do INSS	Despacho final proferido por analista ou perito julgando o requerimento deferido, indeferido ou cessado, com base nas exigências legais.
Declaração de Composição e Renda Familiar	Formulário de Declaração de Renda Per Capita	Formulário assinado pelo requerente ou representante listando todos os moradores da residência e seus rendimentos mensais.
Cadastro-Inclusão	Cadastro Nacional de Inclusão da Pessoa com Deficiência	Sistema integrado de registros públicos para cruzar informações socioeconômicas e direcionar políticas à PCD.
RG	Registro Geral	Carteira de identidade civil emitida pelas Secretarias de Segurança Pública, essencial para qualificação do cliente e de sua família.
CPF	Cadastro de Pessoas Físicas	Inscrição administrada pela Receita Federal. Regularidade obrigatória de todos os membros familiares para concessão e manutenção do BPC.
CTPS	Carteira de Trabalho e Previdência Social	Documento físico ou digital que atesta o histórico laboral celetista, salários, férias e tempo de serviço do cidadão.
BO	Boletim de Ocorrência	Documento lavrado por órgão policial relatando eventos ou fatos, cuja data de emissão determina sua classificação cronológica.
NF	Nota Fiscal	Documento fiscal emitido comercialmente para provar gastos (medicamentos, fraldas etc.), organizado na pasta de Comprovantes de Renda e Despesas.
ICP-Brasil	Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira	Cadeia de certificação oficial de chaves públicas do Brasil. Assinatura em formato ICP-Brasil confere validade legal e bloqueia edições no documento.
ZapSign	Plataforma de Assinatura Eletrônica	Sistema de assinaturas eletrônicas integradas. Documentos com essa marcação não podem ser mesclados, girados ou comprimidos, para manter sua validade.
Avaliação Social	Avaliação Social (categoria de documento do BPC)	Parecer do assistente social sobre Fatores Ambientais e Atividades e Participação (Portaria MDS/INSS nº 2/2015), conduzido em conjunto com o laudo médico pericial ("avaliação conjunta") para decidir o BPC por deficiência.
Certificado da Pessoa com Deficiência	Comprovante Oficial de Deficiência	Certificado emitido pelo INSS com base no Cadastro-Inclusão e nas perícias biopsicossociais, comprovando a condição legal de deficiência do titular para fins de isenções e benefícios.
Extrato de Informações do Benefício	Extrato de Benefícios (consolidado)	Relatório que reúne dados de concessão, tipo de benefício, valores vigentes, dados bancários e os marcos temporais (DIB, DIP etc.) de um benefício ativo.
Recurso Ordinário	Recurso administrativo de primeira instância (JR)	Petição contra um indeferimento do INSS, dirigida à Junta de Recursos do CRPS — aparece como exemplo na categoria "Petições" do Manual de Nomenclatura.
SB	Salário-de-benefício	Base de cálculo obtida pela média dos salários de contribuição, sobre a qual incide o coeficiente que resulta na RMI.
SC	Salário-de-contribuição	Valor mensal sobre o qual incide a alíquota de contribuição do segurado ou da empresa, respeitando piso (salário mínimo) e teto previdenciário.
RMA	Renda Mensal Atual	Valor mensal atualizado do benefício em manutenção, reajustado anualmente pelos índices legais — o valor que consta no extrato de pagamento de hoje, diferente da RMI (valor na concessão).
Declaração de Atividade	Comprovação de Recolhimento de Contribuinte Individual	Documento que atesta que o segurado individual (autônomo) tem atividade remunerada cadastrada e ativa perante o INSS.
DRSCI	Declaração de Regularidade da Situação do Contribuinte Individual	Certidão emitida pelo INSS atestando que o contribuinte individual está em dia com seus recolhimentos mensais.

Termos de Documentos e Exames Médicos

Sigla/Termo	Significado	Descrição e Aplicação Prática
RM	Ressonância Magnética	Exame por imagem de alta definição que mapeia detalhadamente tecidos moles, ligamentos, cérebro, medula e discos vertebrais.
TC	Tomografia Computadorizada	Exame de raio-X computadorizado que reconstrói fatias transversais precisas de órgãos e ossos do corpo.
RX	Radiografia	Exame que usa feixes de raios-X para visualizar fraturas, desvios ósseos e consolidações anatômicas.
USG	Ultrassonografia	Exame por ondas sonoras que avalia em tempo real glândulas, articulações, tecidos moles e vascularização.
CID	Classificação Internacional de Doenças	Dicionário internacional da OMS que codifica patologias — registro essencial em laudos e exames periciais.
CIF	Classificação Internacional de Funcionalidade, Incapacidade e Saúde	Classificação que mapeia como as barreiras e condições de saúde afetam a participação social — base da Avaliação Social do BPC (Fatores Ambientais e Atividades e Participação, Portaria MDS/INSS nº 2/2015).
Laudo Médico	Laudo Clínico de Especialista	Parecer clínico formal emitido por médico especialista detalhando a patologia, histórico, sintomas e grau de incapacidade.
Atestado Médico	Declaração de Condição Clínica	Declaração médica curta indicando um quadro clínico constatado e recomendando afastamento das atividades por prazo determinado.
Receituário	Prescrição Médica	Guia de medicamentos, dosagens e terapias necessários para o tratamento de uma enfermidade.
Relatório Psicológico	Avaliação de Saúde Mental e Cognitiva	Parecer de psicólogo clínico descrevendo funcionamento psíquico, cognição, ansiedade e comportamento do paciente.
Relatório Fonoaudiológico	Avaliação de Linguagem e Comunicação	Laudo de fonoaudiólogo sobre alterações na linguagem, audição, motricidade oral ou deglutição.
Relatório Fisioterapêutico	Laudo Funcional Motor	Documento que atesta limitações de movimento, dores articulares, amplitude motora e ganhos funcionais do paciente.
Relatório de Terapia Ocupacional	Laudo de Capacitação de Vida Diária	Avaliação das dificuldades do paciente em realizar tarefas diárias de forma autônoma frente às suas barreiras.
Relatório Pedagógico	Parecer Escolar de Desempenho	Relatório da escola/professores sobre comportamento cognitivo, socialização e necessidades de apoio de alunos com deficiência.
Laudo Pericial	Laudo de Exame de Perícia do INSS	Documento médico e social oficial de peritos do INSS relatando a presença de deficiências, incapacidades ou impedimentos.
Prontuário Médico	Histórico Clínico do Paciente	Registro contínuo mantido pelo médico assistente ou hospital com consultas, evoluções, exames e tratamentos — usado para reconstituir o histórico da doença quando não há um laudo único e recente.
Relatório Médico	Parecer de Especialista (categoria própria no AdvScan)	Relatório clínico de um médico especialista, distinto do "Laudo Médico" genérico — usado quando o documento já vem identificado dessa forma pelo profissional.